מהו נוהל ספירת מלאי?

לפי החוק במדינת ישראל כל עסק חייב לבצע ספירת מלאי ולדווח על כך לפקיד השומה. נוהל ספירת המלאי הוא החובה על פי החוק, אך יש לו גם יתרונות בניהול השוטף של העסק ולכן חשוב כפליים לבצעו בצורה נכונה, איכותית ותקנית. כיצד עושים זאת? בכתבה הבאה.

מתי צריך לספור את המלאי?

הדו"ח המסכם של המלאי מתייחס ליום 31.12 של השנה החולפת, הן מבחינת הכמות והן מבחינת השווי הכספי. מדינת ישראל יודעת כי ניהול מלאי הוא עניין דינמי ומורכב, ולכן הנוהל מאפשר לבצע את הספירה בפועל עד עשרה ימים לפני או אחרי ה-31.12 בלי צורך לקבל אישור מפקיד השומה. אך חשוב להמשיך ולבצע מעקב אחרי המלאי ולקזז את הכמויות כך שהדו"ח הסופי יתייחס לכמות המדויקת ביום 31.12.

ישנה אפשרות לקבל ארכה ולבצע את ספירת המלאי 30 ימים לפני או אחרי תום השנה, אך הדבר דורש קבלת אישור מפקיד השומה, וכמובן שגם במקרה זה חובה להגיש את הדו"ח עם הנתונים הנכונים ליום האחרון של השנה.

כיצד מבצעים את ספירת המלאי ביעילות?

ניהול מלאי באופן שוטף מחייבת מעקב תמידי אחר חומרי הגלם, תוצרי הביניים והתוצרים שמוכנים להפצה, וספירת המלאי היא אחד המרכיבים שצריך לקחת בחשבון בהתנהלות השוטפת. בין אם תבחרו לעשות זאת בעצמכם ובין אם בעזרת שירותי מיקור חוץ, חשוב לוודא כי כל חומרי הגלם והסחורה מאוחסנים בצורה מסודרת במחסנים, וכי יש מעקב אחרי המיקום והכמויות.

את ספירת המלאי ניתן לבצע בעזרת רשימות פשוטות על דף נייר, וכדי לייעל את התהליך אנחנו ממליצים להכין מראש רשימה מפורטת של כל חומרי הגלם, האביזרים והסחורה שנמצאת במחסנים, ולהשאיר עמודות ריקות לרישום הכמויות. את עבודת ההכנה הזו אפשר לעשות מראש כדי לייעל את תהליך הספירה עצמו ולהפחית מעליכם את העומס.

לא לשכוח את הפרטים הקטנים

כדי שספירת המלאי תתבצע בצורה טובה ותשקף את המציאות חשוב להקפיד על הפרטים הקטנים כמו יחידת המידה המתאימה בעבור כל מוצר או חומר גלם. חשוב לספור גם את הסחורה שכבר נמכרה אך עדיין לא נשלחה אל הלקוחות – ולסמן זאת בצורה ברורה. במידה ויש סחורה או חומרי גלם אשר שייכים לעסק אך מאוחסנים כרגע במקום אחר צריך לקחת גם אותם בחשבון, ובמידה ובתוך מחסני העסק מאוחסנת סחורה שאינה שייכת לעסק – חשוב לציין זאת בצורה ברורה.

האם להיעזר בשירותי מיקור חוץ?

ניהול מלאי באופן שוטף היא עבודה מורכבת, כאשר הימים סביב סוף השנה הופכים מורכבים ולחוצים אפילו יותר. לצד החובה בביצוע ספירת המלאי חייבים להמשיך ולתת שירות מלא כדי שהעסק יוכל להמשיך ולתפקד באופן שוטף. שירותי מיקור חוץ יכולים לספק לכם את התגבור הדרוש לתקופה הזו, או להיות הבסיס לפעילות השוטפת במהלך כל השנה. זהו פתרון שנותן מענה גמיש ומקצועי, בעלות מופחתת.