מה זה ניהול מחסן ממוחשב ולמה זה אפקטיבי?

תחום הלוגיסטיקה הוא אחד הענפים המרכזיים והחשובים בכל הקשור להתנהלות השוטפת והיעילה של העסק. ישנם עסקים בהם העבודה הלוגיסטית היא פשוטה יחסית, ואילו באחרים דרוש מערך שלם כדי לתמוך ולקדם את הפעילות ברמה יומיומית. בכל עסק קיים אלמנט של ניהול מלאי וניהול המחסן, כאשר ככל שהעסק מורכב יותר – כך יש צורך במענה יעיל ומקצועי, שמותאם לצורך של כל אחד מאגפי העסק ולצורך של כל אחד מהלקוחות. ניהול ממוחשב של המחסן הוא הדרך היעילה לעשות זאת, ובכתבה הבאה נסביר מדוע.

מעקב שוטף – בקלות

בין אם ניהול המחסן נעשה על ידי עובדים של העסק ובין אם בעזרת מיקור חוץ, יש חשיבות אדירה ליכולת לעקוב בזמן אמת אחרי הכמויות של חומרי הגלם, הציוד והמוצרים הסופיים. כל תוכנות המחשב המקצועיות מספקות את הכלים לעשות זאת באופן שוטף כך שתוכלו לדעת בכל רגע ורגע מהו המצב במחסנים והיכן כל פריט מאוחסן. בצורה כזו ניתן לרכז מידע חיוני כמו הצורך בתנאי אחסון מיוחדים, תאריכי תפוגה וכדומה.

להפיק דו"חות ומסקנות

ניהול מלאי בצורה ממוחשבת מאפשר לכם להפיק דוחות וסטטיסטיקות במהירות, בעבור מגוון של צרכים ושימושים. החל מהנפקת רשימות לקראת ספירת המלאי השנתית, ועד ניתוחים סטטיסטיים מעמיקים של צורכי החברה, זיהוי מגמות ודפוסי שינוי בהזמנות, מעקב וניתוח של אספקת המוצרים ללקוחות, חישובי רווח והפסד ועוד. כל אלו יסייעו לכם להסיק מסקנות ולייעל את תהליך הרכש – הן מבחינת אספקת חומרי הגלם והציוד לאגפים השונים בעסק, והן מבחינת אספקת המוצרים הסופיים ללקוח.

הניהול הממוחשב יאפשר לכם לזהות את נקודות התורפה, כמו הזמנות עודפות של חומרי גלם אשר תופסות מקום במחסן, דבר שמשמעותו הפסד כספי. כך תוכלו לעקוב גם אחרי היעילות של תהליך אספקת המוצרים ללקוחות, ולבחון כיצד ניתן לשפר את השירות.

היכולת להפיק דוחות בקלות לא יכולה להחליף את הצורך בספירת מלאי בסוף כל שנה כמתחייב בחוק, אך היא בהחלט יכולה לייעל את התהליך ולהיות הבסיס שיאפשר לעשות את העבודה בצורה מהירה יותר. מלבד הנוחות, המשמעות היא קיצור של זמן העבודה, חיסכון בכוח אדם וצמצום של הפגיעה בעבודה השוטפת של המחסן.

שירות פנים ארגוני בזמן אמת

הקטגוריה הזו רלוונטית מאוד לעסקים שבהם פועלים אגפים שונים, בעלי צרכים שונים. בצורה המסורתית כל אגף היה פונה אל המחסן בעזרת טפסים או בעזרת הזמנות טלפוניות, אך זה פתח לבלבול ולמידע שייפול בין הכיסאות. חוסרים ועיכוב באספקה או מנגד אספקה עודפת הם דבר שגורם תסכול לכל העובדים המעורבים בכך, יכול לעכב את העבודה ואת ייצור המוצר הסופי וכמובן משמעותו הפסדים כספיים ברמה משתנה. 

ניהול המחסן בעזרת תוכנות מקצועיות לניהול מלאי יאפשר לכם ליצור פלטפורמה ממוחשבת להזמנות של האגפים השונים. במקום ללכת לאיבוד בין טפסים ורשימות, בכל אגף ניתן יהיה להכשיר עובדים שיכירו את הפלטפורמה ויוכלו לבצע את ההזמנות בצורה מסודרת ומרוכזת. המידע יועבר בזמן אמת אל המחסן, ויאפשר למנהל המחסן לתכנן את מועדי האספקה לכל אגף, וכמובן לתכנן ולייעל את רכישת הציוד וחומרי הגלם.

שירות ללקוחות בזמן אמת

בשנים האחרונות אנחנו רואים שינויים בדפוסי הצרכנות של הלקוחות, כאשר ישנה עלייה חדה ברכישות דרך האינטרנט. התחום של המסחר האלקטרוני הפך למובן מאליו במדינות רבות בעולם והוא מחליף כמעט לחלוטין את הצורך בניהול של חנויות פיזיות. תהליך ההטמעה בישראל היה איטי יותר, אך הלקוחות בהחלט מדביקים את הפער ומבצעים יותר ויותר הזמנות דרך האינטרנט – החל ממוצרי צריכה בסיסיים כמו הזמנות שבועיות של מוצרי מכולת, ועד רכישות של מכשירי חשמל ואפילו מכוניות ובתים. 

כדי להיענות לדפוסי הצריכה המשתנים של הלקוחות, חייב להיות שינוי תפיסתי גם בבתי העסק. עדיין יש חשיבות גדולה להקמת חנויות פיזיות ולתחזוקה שלהן, אך עסקים רבים מגלים את היתרונות העצומים בהפעלת חנות מקוונת. כמובן שהדבר דורש התאמות של המערך הלוגיסטי כדי לספק את הבסיס להפעלת החנות המקוונת, וכדי לספק ללקוחות את השירות הטוב ביותר.

אחד היתרונות של ניהול מלאי בצורה ממוחשבת הוא האפשרות לקשור בין המלאי הקיים במחסן לבין אתר האינטרנט, כך שברגע שהמוצר יאזל במלאי – האתר יתעדכן באופן אוטומטי, דבר שימנע הזמנות עודפות שלא ניתן לספק. בצד של העסק הדבר יאפשר לזהות דפוסי רכישה, ולהחליט האם להציע הנחות ומבצעים כאשר יש ירידה בביקוש למוצר מסוים, או כאשר היה עודף משמעותי בייצורו.

איך עושים את המעבר בצורה יעילה?

אחרי שהצלחנו לשכנע אתכם כי ניהול מחסן בצורה ממוחשבת הוא הדרך המתקדמת והמקצועית לעשות זאת, הגיע הזמן להיערך להעברת המחסן לצורת הניהול הממוחשבת. אין ספק כי זהו תהליך שמצריך עבודת הכנה והיערכות של כלל האגפים בעסק, וכמובן הכשרת וגיוס האנשים המתאימים לביצוע של העבודות והניהול בפועל.

יש היום בשוק כמה תוכנות מובילות לניהול ממוחשב של המחסן, כאשר ישנה אפשרות לבצע פיתוח ממוקד בהתאם לצרכים הייחודיים של העסק עצמו. אך לצורך כך יש חשיבות גדולה לאיפיון הצרכים והסתמכות על אנשי מקצוע מתחום התוכנה, שיוכלו לספק את המענה והתמיכה, וכמובן לבנות את התשתית הדרושה לקליטה ותפעול של התוכנה.

אחת הדרכים להיכנס לתהליך בצורה נכונה הוא בעזרת פתרונות שונים של ניהול מלאי במיקור חוץ, שיאפשר לכם לקבל שירות באופן נקודתי לקראת המעבר, כדי להקים את המערך הממוחשב או להעביר את כלל ניהול המחסן באופן שוטף וקבוע. הפתרון של מיקור חוץ הוא פתרון גמיש שמאפשר לקבל את השירותים המקצועיים בדיוק בהתאם לצורך המשתנה של העסק, תוך חיסכון בעלויות וגישור מעל הקושי לגייס אנשי מקצוע בתחום הלוגיסטי ובתחום ניהול הרכש והמלאי.