איך הופכים את ניהול המלאי לחכם יותר? איך גורמים למלאי לעבוד בשבילכם ולא להיפך? כיצד תוכלו להיות רגועים שתהליכי ההזמנה, הכנסת הסחורה והוצאתה מתנהלים באופן הטוב ביותר? אין ספק, ניהול מלאי זו משימה מורכבת, אך כשעושים זאת נכון – תתפלאו כמה אושר היא יכולה לגרום לכם! המומחים של שגיב פתרונות עם כל השלבים בדרך לניהול מלאי מוצלח.
לפני הכל: למה זה חשוב כל כך?
המלאי הוא הנכס שלכם כמנהלי עסק. ברגע שהניהול הפנימי שלו נפגם, אתם עשויים לגרום ללקוחות שלכם לחוסר נוחות ולתלונות, להוציא כספים רבים יותר על הוצאות תפעול וגרוע מכך – לאבד לקוחות. אם אתם רוצים ליהנות משירות לקוחות טוב יותר, מהיר יותר ו"אוטומטי" יותר, יש שני מישורים חשובים בהם כדאי להתמקד – האפיק הפיזי, הכולל את אחסון המלאי במחסן (סדר, מידוף, שילוט ועוד) והאפיק הלוגי, הכולל רישום נכון במערכות המידע.
השלב הראשון: קבלת סחורה למחסן
- הזמנה, קבלה ובחינה: השלב הראשון בניהול חכם מתחיל בפעולות הרכש – או במילים אחרות: קניית טובין לטובת הפעילות העסקית. את הזמנת הרכש נשלח לספק ונוודא שהיא אכן תסופק בפרק הזמן הנקוב, תוך צירוף תעודת משלוח. ברגע שהסחורה מגיעה, לפני שהיא נקלטת במסוף החברה, הצעד הראשון והחשוב ביותר יהיה לבחון את תעודת המשלוח ולוודא שיש התאמה מלאה בין הפריטים המופיעים בה לבין המלאי הפיזי שהגיע. במידה ויש פערים – חשוב מאוד לציין זאת וליידע את הספק.
- קבלת הסחורה במחשב: המשלוח בידינו, חתמנו על התעודה המצורפת וזה בדיוק הזמן להזין את פרטיו ברישומי המערכת, באופן ממוחשב, על פי המספר הקטלוגי.
שלב שני: הוצאת הסחורה מהמחסן
הסחורה במחסן שלנו, ואם הכנסנו אותה נכון אליו – אפילו די טוב לה שם. אך המטרה שלנו, כמובן, היא למכור אותה. איך נוציא אותה מהמחסן בשלום? גם כאן נדרש ניהול מלאי מוקפד ושליטה מלאה על התנועה היוצאת מהמחסן – או בעגה המקצועית: תנועת הניפוק. וכך זה עובד: מחלקת המכירות מציגה דרישה לפריט מסוים ותפקידו של המחסנאי הוא להוציא את אותו הפריט תוך ציון במערכת והפחתת הפריט היוצא מהמלאי הקיים במחשב.
שלב שלישי: ספירה תקופתית
אחת לתקופה, בהתאם לדרישות הארגון ולצורך, חשוב מאוד לבצע ספירת מלאי. גם אם המלאי שלכם מתנהל ללא רבב, גם אם אתם מנהלים אותו היטב ובאדיקות – חשוב מאוד לעשות זאת. כדי לבצע ספירת מלאי חכמה, נתחיל בהפקת דו"ח המפרט את כמות המלאי הקיימת במחסן, הצלבה של הנתונים הללו עם ספירה פיזית והתאמה ביניהם, ובדיקה של שני הנתונים הללו אל מול תהליכי המכירה והוצאת הסחורה מהמחסן. ככל שתקפידו על התאמה מדויקת בימים כתיקונם ותתנהלו באופן חכם, כך ספירת המלאי תהפוך לקצרה ויעילה הרבה יותר. לאחר מכן, נפיק דיווח במערכת עם תמונת מצב הכוללת, בהתאם למקרה, האם יש חוסר, האם מצאנו עודף, האם יש סחורה פגומה במחסן ועוד.
