תהליכי רכש הינם חלק חיוני ובלתי נפרד מפעילותו של עסק, ארגון או מפעל – קטן כגדול. במילים פשוטות, משמעותו של תהליך רכש היא שרשרת הפעולות הנעשות על מנת לספק לארגון או לעסק מלאי של מוצרים הנדרשים לתפעולו השוטף, וכן ניהול מלאי זה באופן האופטימלי והיעיל ביותר. תהליך רכש עשוי להיות מורכב, שכן לעתים קרובות הוא מערב מחלקות ואגפים שונים בתוך הארגון, ויש לעבוד בתיאום ותוך כדי התחשבות בתמונת הרכש הכללית. לעתים, ארגונים יעדיפו להיעזר בשירותי חברת רכש המתמחה בתחום ומנוסה בייעול תהליכי רכש.
שרשרת ניהול הרכש צריכה להיות יעילה מאוד, תוך התחשבות בגורמי איכות (למשל – האם הארגון או העסק אכן מקבל את הסחורה הטובה ביותר) וכמובן בגורמים כלכליים (האם המחירים אותם משלם הארגון בתמורה לסחורה זו – הם האופטימליים ביותר עבורו). בכל מקרה – בין אם אתם עובדים במשרד עורכי דין משפחתי ובין אם בחברת הייטק גדולה – הרכש צריך להיעשות באופן המיטבי ביותר.
לרוב, תהליכי הרכש בארגון או בעסק יבוצעו על ידי אדם או מחלקה שמונו במיוחד לכך; לעתים קרובות, עובדי רכש הינם בעלי השכלה אקדמית בתחומים כגון לוגיסטיקה, כלכלה, הנדסת תעשייה וניהול, ואשר להם כישורים רלוונטיים – סדר וארגון, יכולת ניהול משא ומתן, דיוק והקפדה על פרטים ועוד. לעובדים הללו ישנה אחריות רבה, וכאשר עולה דרישת רכש מצד מחלקה או אגף כלשהם בארגון – הם הכתובת הראשונה לכך.
שלבים בניהול שרשרת הרכש:
- קבלת דרישת רכש – מסמך פנימי ובו פירוט הרכישה הנדרשת, מרכיביה והתקציב הקיים בארגון לטובתה. את המסמך מקבלים עובדי הרכש מאת גורמים שונים בארגון, כאשר יש צורך בקניית שירותים או מוצרים
- איתור ספקים אשר יוכלו לספק את המוצרים או השירותים הטובים והאיכותיים ביותר
- ניהול משא ומתן – על מנת לסכם עם הספק את תנאי העסקה
- הזמנה – ובה פירוט של המוצר או השירות שנרכשו, מועד האספקה והמחיר שסוכם
- בקרה – בדיקת המוצרים שהגיעו וכן וידוא התשלום לספק
כפי שניתן לראות, תהליך רכש הינו מורכב; ישנו סיכוי גבוה לטעויות, להזמנות שאינן איכותיות ועסקאות אשר לא יטיבו עם הארגון בטווח הקצר או הארוך. לכן, שיפור תהליכי רכש הינה מטרה חשובה אשר צריכה לעמוד בראש מעייניו של כל ארגון או עסק – שכן לתהליך רכש יעיל ישנה חשיבות עצומה להצלחתו של העסק ועבודתו השוטפת. לצורך שיפור תהליכי הרכש בארגון או בעסק שלכם, תוכלו לנקוט במספר צעדים אשר יטיבו עם העסק ויובילו אותו להצלחה ולהתייעלות בכל התחומים.
צעדים לצורך שיפור תהליכי רכש בארגון או בעסק:
- מחשוב ואוטומציה של תהליך הרכש (או חלקו) יסייע לכם להפחית עומס מהעובדים ולהפחית עלויות. מדובר בשימוש בתוכנות שונות אשר "יעבדו בשבילכם" וינהלו עבורכם חלק ממרכיבי התהליך. למשל, תוכנות ניהול מלאי בחנות רהיטים, בסופרמרקט או בחברת היי טק. לצד זאת יש לזכור, כי עדיין יש צורך בפיקוח ובקרה, ותמיד תעדיפו שיהיה עובד אחד או יותר אשר יבדקו שהכל מתנהל כשורה בעת השימוש בתוכנות עצמן.
- קיצור זמני התנהלות מול ספקים. ככל שתקדישו זמן רב יותר למשא ומתן, שינויי חוזה והתלבטויות מול ספקים – זמן האספקה אל העסק יתעכב, ומתוך כך גם שאר העבודה. במידה ותעסיקו עובד אשר מיומן במשא ומתן, והוא בעל היכרות עם הספקים השונים וטיב המוצרים שלהם – תוכלו לייעל את התהליך ולקצר את הזמנים. יש לזכור כי תהליך משא ומתן אינו כולל רק את השיח מול הספק, אלא עוד קודם לכן – יש צורך באיתור הספק המתאים, בחירת דרך ההתנהלות מולו וכן הלאה. בנוסף, על העובד הרלוונטי להכיר היטב את המוצר אותו צריך הארגון או העסק, על מנת לדעת בדיוק מה הוא מעוניין להשיג מהספק.
- כאמור, עסקים וארגונים רבים בוחרים להיעזר בשירותי מיקור חוץ (אאוטסורסינג), כלומר – לפנות אל חברות רכש כמו 'שגיב פתרונות', אשר מבצעת ומייעלת תהליכי רכש ובכך מובילה לתפקוד טוב יותר של הארגון כולו. לדוגמא, כאשר יש צורך בייעול של ניהול מלאי, 'שגיב פתרונות' עושה זאת ובתוך כך מתפנים משאבים של זמן וכסף לטובת העובדים. כאשר נעשה מיקור חוץ של ניהול מלאי, כל תהליך הרכש מתייעל – החל מניהול המחסנים עצמם, דרך הבקרה על המלאי הקיים וכלה בפתרונות לוגיסטיים שונים. לדוגמא, אם בעסק שלכם נערכת ספירת מלאי אחת לתקופה – יהיה קל הרבה יותר לבצע זאת אם הכל מסודר ומאורגן באופן נכון לאורך השנה, אם המלאי רשום בצורה מסודרת, אם המחסנים מסודרים בצורה הגיונית וכן הלאה.
יש לזכור, כי דרישות הרכש שונות בין ארגון לארגון, ויש צורך להתחשב גם במרכיב זה כאשר פונים לתהליך רכש. לדוגמא, אין דומה דרישת רכש במשרד קטן יחסית לדרישת רכש בחברת תרופות גדולה המעסיקה מאות עובדים ומורכבת ממחלקות רבות. שימוש בשירותי חברת רכש, אשר תתייחס לכל היבטי דרישת הרכש בתוך העסק ותהפוך את הדרישה ליעילה יותר – יקנה לכם ראש שקט ורגוע, וידיעה כי העסק שלכם נמצא בידיים טובות ותהליך הרכישה מנוהל בצורה המיטבית ביותר. למשל, חברת 'שגיב פתרונות' תיצור מערך רכש יעילה בתוך הארגון שלכם, ותסייע לכם להפיק דרישות רכש מדויקות מכל מחלקה או אגף בארגון.