לניהול מלאי יש חשיבות עצומה בניהול התקין של העסק, במתן שירות איכותי ללקוחות וכמובן גם בחיסכון כספי. הדרך היעילה והמומלצת ביותר היא לנהל את המלאי בצורה ממוחשבת כדי לייעל את התהליך ולקבל תמונה מדויקת בזמן אמת. אם אתם שוקלים לשדרג את אגף הלוגיסטיקה ולעבור לניהול ממוחשב – אתם צריכים לקרוא את המאמר הזה, שייתן לכם את כל המידע הבסיסי והחשוב.
מדוע חשוב לנהל את המלאי?
המלאי של העסק כולל בתוכו את כל הציוד וחומרי הגלם הדרושים לפעילות השוטפת על מנת לספק ללקוחות את השירותים והמוצרים השונים. על פניו ברור כי צריך להיות מעקב מסודר אחר המלאי, אך עסקים רבים חוטאים בכך ועבודת הניהול אינה נעשית בצורה קפדנית ומקצועית. כמובן שזה לא נעשה מתוך כוונה רעה, לכל עסק ישנם אילוצים שונים שכרוכים בכוח האדם שניתן להעסיק ולגייס, מחסור בשטחי אחסון מסודרים וכך הלאה. ברור לנו לחלוטין כי ניהול מלאי דורש את התנאים ואת כוח האדם המתאים, ולא תמיד אפשר להגיע לתוצאה אופטימלית. אך חשוב להדגיש כי לניהול של המלאי יש השפעה אדירה על היכולת של העסק לתפקד בצורה תקינה וסדירה ולספק ללקוחות את השירות הטוב ביותר. פגיעה בניהול המלאי משמעותה בזבוז של זמן וכסף, וכמובן פגיעה בשירות שעלולה להסתיים באובדן של לקוחות והכנסה. על כן השקעה בלוגיסטיקה ומלאי היא השקעה ביסודות של העסק, שתניב את הפירות שלה לאורך זמן. במידה ואתם לא מצליחים להגיע לתוצאה הרצויה בתנאים הנוכחיים, כדאי לשקול פתרונות שונים של מיקור חוץ שיספקו תמיכה ודחיפה לכל אגף הלוגיסטיקה.
התאמת סביבת העבודה הממוחשבת
לכל עסק יש את המאפיינים הייחודיים שלו, וחלק חשוב בעבודה הלוגיסטית היא בהכרת העסק והתאמת הנהלים וצורת העבודה. בהתאם, גם ניהול מלאי צריך להיות מותאם לאופי ולצרכים של העסק – החל מעסקים קטנים ויצרניים שמתנהלים עם מחסן קטן, וכלה בחברות מרובות סניפים, אגפים ואתרים. כמובן שניהול המלאי צריך לתת מענה גם במקרים שבהם לא מדובר במפעל יצרני, אלא מדובר בעסקים שמספקים שירותים שונים כמו מעבדות, ובעסקים שקונים ומוכרים מוצרים סופיים כמו יבואנים וחנויות.
יש היום בשוק מספר תוכנות מובילות שפותחו במיוחד לצורך ניהול המלאי על צורותיו השונות. לפני שפונים אל תוכנה כזו או אחרת חשוב לאפיין את אופי העבודה על מנת לרכוש את התוכנה שמתאימה ביותר לצרכים הספציפיים של העסק. לעיתים כדאי לשקול את הבחירה בתוכנות שניתן לבצע בהן פיתוח באופן עצמאי כדי להוסיף פונקציות שחשובות לעסק שלכם.
מעקב בזמן אמת
היתרון העצום של ניהול ממוחשב של המלאי הוא האפשרות לדעת בכל רגע נתון מהו המצב של המלאי במחסן אל מול הצורך של המחלקות השונות. כמובן שלא מדובר כאן בקסם, כדי שהתמונה תהיה מדויקת ומעודכנת חשוב לבנות את נהלי העבודה המתאימים, ולוודא כי העובדים מקפידים על כך. יש היום נהלים ותקנים מקובלים לניהול מלאי ממוחשב, כך שתוכלו למצוא דיי בקלות את הבסיס ולהטמיע אותו בעסק שלכם.
אחת הדרכים לעשות זאת היא בעזרת ברקודים, והיא מייעלת את העבודה בצורה משמעותית. הנפקת הברקוד היא פעולה קלה ומהירה, וכך גם הסריקה שלו. המשמעות היא שניתן לעדכן במהירות על קליטה של סחורה חדשה, על העברתה לאגפים או לאתרים אחרים, וכמובן כאשר משחררים את הסחורה מהמחסן ומעבירים אותה אל לקוחות הקצה.
חיסכון בזמן ובכסף
כאשר זה נעשה בצורה טובה ומקצועית, עצם הניהול הממוחשב חוסכת זמן ומאפשרת עבודה יעילה יותר, ובהתאם חוסכת כסף. אך לניהול הממוחשב יש עוד כמה יתרונות גדולים בהתאים לצרכים השונים.
כל עסק מחויב על פי חוק לבצע ספירת מלאי אחת לשנה. ניהול מלאי ממוחשב לא יכול להחליף את ספירת המלאי עצמה, אך הוא בהחלט יכול לייעל את התהליך. ניתן להנפיק בקלות רשימות ודוחות, לזהות היכן נמצא כל פריט וכמובן להיעזר בברקודים לביצוע הספירה עצמה.
בעזרת הניהול הממוחשב אפשר כמובן להנפיק דוחות שונים ולקבל נתונים סטטיסטיים הנוגעים לקצב הצריכה, שינוי בעלויות, קצב האספקה וכדומה. ניתן גם לבצע מעקב אחר חומרי גלם או מוצרים בעלי תוקף קצר בהם צריך להשתמש בהקדם.
תכנון הוא המפתח
כאמור, תוכנות ניהול מלאי הן לא פתרון קסם, אלא הן כלי רב עוצמה שצריך לדעת כיצד להשתמש בו. כדי שניהול המלאי ייעשה בצורה טובה ויעילה חייבת להיות חשיבה מערכתית שלוקחת בחשבון את הדרישות השונות של העסק, את מקומות האחסון וכמובן את סוג החומרים שנמצאים באחסון. כדי שאפשר יהיה להשתמש בתוכנת המחשב בצורה יעילה חשוב בראש ובראשונה לעבוד על פי תקנים מקובלים לאחסון ולניהול של המלאי, ולדבוק בשיטת עבודה קבועה. לדוגמה, ריכוז של כל חומרי הגלם מאותו הסוג במקום אחד, ולא לפזר אותם על פני מקומות שונים באותו המחסן. אומנם תוכנת המחשב יכולה לקלוט את המידע הרב, אך תהליך ההזנה והיכולת לעקוב ולנתח את הנתונים יהיו מסובכים יותר. כך גם בנוגע לתהליך הסימון והקידוד, כך שכל מה שנכנס ויוצא מהמחסן "ידבר" באותה השפה.
מיהם האנשים המתאימים לביצוע העבודה?
כדי להפיק את המקסימום מהניהול הממוחשב אתם זקוקים לעובדים מקצועיים אשר בקיאים בשיטות השונות לניהול המלאי, וכמובן מכירים היטב את התוכנה בה אתם משתמשים. פעמים רבות קשה לגייס את האנשים המתאימים למשימה, ולעיתים יש צורך להשקיע בתוכנית הכשרה מתאימה לעובדים הקיימים ולעובדים החדשים. לעיתים פתרון של מיקור חוץ יהיה הפתרון היעיל ביותר עבור העסק, בין אם מדובר בפתרון לטווח הארוך או בפתרון זמני לצורך פרויקט נקודתי.
