תהליכי רכש בארגון הם תהליכים מרתקים, הנראים לצופה מהצד, לפעמים, כמו קסם שקורה מעצמו. למעשה, מאחורי כל תהליך רכש, ולו הקטן ביותר, בעיקר בארגונים גדולים, עומדים אינספור אנשים ותהליכים מובנים שמטרתם היא להעביר את המוצר בשרשרת האספקה הנדרשת, תוך זמן קצר ובמקסימום יעילות. בין אם מדובר בתהליכי רכש הנעשים בשירותי חברת רכש או באופן פנים ארגוני – הנה כל מה שאתם צריכים לדעת על תהליכי הרכש בארגונים קטנים, בינוניים וגדולים.
מהו תהליך ניהול הרכש?
ניהול רכש הוא אחד מהתפקידים המרכזיים בארגונים בכל גודל. רק תהליך נכון, סדור וברור יאפשר את הפעילות הלוגיסטית התקינה בארגון, ולכן חשוב לבחור אנשי מקצוע איכותיים ולתקצב את שרשרת האספקה כך שתהיה מתקדמת ונוחה כמה שיותר. מחלקת ניהול רכש בארגון אחראית על מלאכת ההתקשרות עם ספקים – החל מבירור הצעות מחיר, דרך חתימה על חוזה ועד לוידוא שהעבודה וההזמנה אכן מתנהלות כסדרן. חשוב לציין בהקשר הזה שתפקידה של מחלקת ניהול הרכש אינה רק טכני – זאת אומרת, תפקידה לא מסתכם באיסוף מספר הצעות מחיר ובחירת אחת מהן, אלא עליה להפעיל גם "קסמי" מכירות ושיווק, לקבל החלטה מושכלת ולהבין מי ההצעה המשתלמת ביותר לארגון בטווח הארוך.
בעלי התפקידים בתהליכי הרכש
מי אחראי על הרכש? בואו לקבל הצצה לבעלי התפקידים השונים בארגון, האחראיים על תהליכי הרכש ושרשרת האספקה התקינה:
- מנהל הרכש – החולייה הראשונה בשרשרת ומי שאחראי על הסדר הנכון בתהליך הרכש הוא מנהל הרכש. תפקידו הוא לפקח על התהליך כולו, כמו גם לנהל את התקציב התקופתי בהתאם למה שנקבע בארגון – מדי רבעון, חצי שנה או שנה. הארגון מקציב למנהל הרכש תקציב כולל המיועד לרכישת סחורה ושירותים, סך התקציב התפעולי הזה צריך להיות ממוטב באופן הטוב ביותר כדי לקבל את הסחורה האיכותית ביותר, לעבוד עם הספקים המקצועיים ביותר ולהעסיק את אנשי המקצוע בתוך הארגון כך שיעשו את עבודתם באופן הטוב ביותר. בנוסף, מנהל הרכש אחראי על חוזי ההתקשרות עם הספקים השונים – הוא מקים את החוזה, מאשר את ההזמנות ומשמש כמנהלם הישיר של בעלי התפקיד הבאים עליהם נפרט מיד – הקניינים.
- קניינים – הארגון מורכב ממספר קניינים, לכל אחד מהם תפקיד ייעודי. בארגונים גדולים יהיה קניין בכיר, הכפוף למנהל הרכש ותפקידו הוא ליישם את המדיניות שנקבעה לשרשרת האספקה על ידו. לעתים תפקידו של הקניין הבכיר הוא גם לנהל את הקניינים הזוטרים. תפקידם של יתר הקניינים הוא ליישם את מדיניות הרכש ולתת מענה מושלם לדרישות הרכש השונות. למעשה, הקניין מקבל לידיו את דרישות הרכש, ועליו לפעול באופן הטוב ביותר כך שאלה יהפכו להזמנה ולרכש של ממש. בין השאר, אחראים הקניינים על קבלת הצעות מחיר, איתור ספקים רלוונטיים, בחירת הצעה משתלמת ולחשוב כל הזמן באופן מערכתי, מתוך ידיעה שכל בחירה שהקניין יעשה, בכפוף לאישור הממונים עליו כמובן, תהיה לה השפעה על היתרון היחסי שיהיה לארגון מול המתחרים – הן ברמת איכות המוצר, הן מבחינת זמני האספקה, הטכנולוגיה בה יעשה שימוש כדי לשנע את המוצר ועוד. בנוסף, תפקידו של הקניין הוא לפרסם מכרזים ולהעניק שירותי רכש שונים למחלקות השונות בארגו, בהתאם לצרכיהם.
- מתזמני אספקה – תפקידם של מתזמני האספקה הוא לוודא שמועדי האספקה שנקבעו מראש רלוונטיים, שניתן לעמוד בהם ולעשות מה שצריך כדי לוודא שהאחראים יעמדו במועדים שנקבעו. במידה ומתזמן האספקה מגלה כשלים עתידיים בזמן האספקה, עליו להתריע על כך ולשנות בהתאמה את מועד האספקה החדש כך שלא יפגע בשרשרת האספקה כולה.
- בקרי רכש – תפקידם של בקרי הרכש הוא להוות את החולייה הכמעט אחרונה בשרשרת ולוודא שחשבונית הספק שהתקבלה תואמת את ההזמנה שהוזמנה בארגון, כי היא משולמת במועדה וכי הסחורה שהגיעה היא אכן זו שסיכמו עליה.
האם יש כישורים נדרשים לתפקידי הרכש?
בוודאי. העוסקים בתחום הרכש ובעיקר העובדים בחברות רכש מגיעים לרוב עם השכלה רלוונטית בתחומי מנהל עסקים, כלכלה, הנדסת תעשייה וניהול או כמובן לימודי לוגיסטיקה. לצד השכלה אקדמית, לא מעט מועמדים מגיעים לאחר שהשלימו קורסים ייעודיים ומקצועיים המקנים להם את הידע המקצועי הנחוץ לעבודה, שימוש במערכות ניהול המידע השונות, יכולת הקמת הזמנות, בחירת הצעה משתלמת, שליחת הצעות מחיר ועוד.
על אף שרקע אקדמי רלוונטי חשוב מאוד לצורך העבודה, לא מעט ארגונים מקפידים לבדוק אלמנטים אחרים שאינם קשורים להשכלה אלא דווקא לכישורי החיים של המועמד – כמו יכולת ניהול משא ומתן טובה, עבודה בלחץ, סדר וארגון, יכולת ניתוח ועוד.
סוגי הזמנות הרכש
ככלל, ניתן לחלק את הזמנות הרכש לשתיים עיקריות. הראשונה היא הזמנת מסגרת, הנחשבת לחוזה התקשרות ממושך ותקופתי עם ספק. בסוג ההזמנה הזה נגדיר מראש את הכמות הנדרשת, זמני האספקה ובהתאם, גם נקבל הנחת כמות בחלק מהמקרים – עקב ההזמנה הגדולה והקבועה. סוג ההזמנה השני הוא הזמנה חד פעמית וסטנדרטית, במטרה לקבל מוצר מסוים או שירות מהספק. גם כאן, נגדיר את הכמות, את תאריך היעד ואת יעד המשלוח.
למה חשוב לנהל רכש יעיל?
ניהול רכש יעיל עשוי לעשות את כל ההבדל בין ארגון מתפקד ומצליח לכישלון. תהליכי רכש יעילים בארגון מובילים לחיסכון כספי משמעותי, קיצור זמני האספקה, שיפור ברמת השירות הניתנת ללקוחות הארגון וליחידות הקצה בתוכו, מזעור כשלים במערך הארגון, פינוי משאבים חשוב לטובת המערך הניהולי והעסקי של הארגון במקום לעיסוק אינסופי בפעולות הרכש השוטפות, הפיכת הארגון לתחרותי יותר, יעיל יותר ולהעניק לו יתרון חשוב על פני המתחרים.
