עולם העסקים של היום הוא מהיר, דורש תוצאות מיידיות ומצריך מאיתנו להיות עם האצבע על הדופק כל הזמן. טעות קטנה עשויה לגרור מחיר כבד, ולכן, אם אנחנו רוצים להיות בצד המצליח של המשוואה – אנחנו חייבים להיות מוצלחים בכל פרמטר. הדבר נכון בכל תחום עסקי, אך הוא נכון שבעתיים כשמדובר בחברה המנהלת מחסן פעיל. ניהול מחסן באופן איכותי הוא תחום שלם הדורש למידה והבנה מעמיקה באופן שבו מתקיים ניהול מלאי מקצועי, ולכן חייבים להתייחס אליו בכובד ראש. הסדר במחסן צריך להיות תואם לצרכי החברה, קצב המכירות שלה, המוצרים שהיא מציעה, הארגון הפנימי של המחסן וכל הפרמטרים הנדרשים כדי לגרום למחסן לתמוך בהיצע של החברה ולא להיפך – לתקוע אותה מאחור ולהפריע לה בניהול התקין. איך עושים זאת נכון? איך מבטיחים ניהול מחסן נכון וסדור? לא משנה אם החלטתם ללכת על מיקור חוץ חלקי או שאתם מנהלים מחסן בעצמכם – הנה כמה דרכים וטיפים לניהול מחסן מיטבי.

עבודה לוגיסטית מסודרת

ניהול מחסן איכותי דורש יכולות לוגיסטיות וחשיבה מסודרת וחדה. הצעד הראשון הוא להבין שמחסן החברה הוא 'הבית' לפריטים רבים מאוד, מסוגים שונים ועם צרכים שונים – לעתים הפריטים הללו זקוקים להתייחסות מיוחדת, חלקם הם מוצרים שאנו זקוקים להם רק בזמנים מיוחדים ועוד. ההבנה הבסיסית בחלוקה ה'גדולה' של המחסן היא הדרך הטובה ביותר להתחיל לנהל את המחסן על הצד הטוב ביותר.

טיפים לניהול מיטבי

• ניצול מירבי

כל חלק ואזור במחסן העומד לרשותכם צריך להיות מנוצל באופן המיטבי. הדבר כולל פינות אחסון חכמות ואזורים שיש בהם סדר פנימי מושלם – כדי למקסם את יכולות המחסן שלכם ולהפוך אותו לכמה שיותר נגיש.

• לא דוחסים

מצד שני, ניצול מירבי של השטח העומד לרשותכם לא אומר שצריך לדחוס את הסחורה יתר על המידה. הדבר עלול לפגוע במוצרים ויקשה עליכם לשלוף את הסחורה ברגע נתון, כמו גם לקבל סחורה חדשה.

• FIFO) First in First out)

שיטת הלוגיסטיקה הזו פותרת לא מעט בעיות בניהול המחסן והיא גם עשויה לייעל את המכירות באופן דרמטי. על פי השיטה הזו, המוצרים הראשונים שנכנסים למחסן והסחורה הוותיקה ביותר שנקלטת אליו – היא גם הראשונה שנמכרת. כך תימנעו מבלאי על מוצרים או במקרים של מכירת מזון או מוצרים נוספים – מתוקף שעובר.

• מוצרים פופולריים

המוצר החזק ביותר שלכם, הפריט שנמכר הכי הרבה או קבוצת הסחורות הפופולריות ביותר צריכים להיות ממוקמים בחזית, במקום עם נגישות פשוטה וקלה כך שהמעבר בין לקיחת הפריט אל רכבי ההובלה יהיה פשוט וקל.

• סחורה קלה וכבדה

עשו לעצמכם חיים קלים – את הסחורה הכבדה מקמו באזורים נמוכים כך שיהיה לכם פשוט יותר לשלוף אותה, ואילו את הסחורה הקלה מקמו באזורים הגבוהים, כך שגם במקרה בו חלילה היא נופלת מהמדף – לא תיחבלו. הסיבה הנוספת בגללה מומלץ לעשות זאת היא כדי למנוע גניבות. סחורה קלה גם קלה יותר לגנוב, לכן מיקום באזור גבוה ימנע זאת. 

• לדעת להתרענן

מטבע הדברים, עסק מתקדם הוא עסק דינמי ומשתנה, ולכן – עשוייה להיות לעיתים סחורה חדשה שנכנסת למחסן. סחורה כזו חייבת להתקבל באופן הטוב ביותר ובעל המחסן חייב לדעת להסתגל לשינויים שהדבר גורם – גם אם זה אומר לשלב את הסחורה החדשה במחסן מבלי לפגוע ביתר הסחורה, בזמינותה ובאיכותה.

• חלוקה ברורה

סדר הוא המפתח לניהול נכון ומוצלח, ולכן חשוב לקיים חלוקה ברורה בין מוצרים פגומים לסחורה התקינה, בין סוגי מוצרים שונים, גדלים שונים ועוד. חשוב שלכל אחד יהיה ברור היכן ממוקמת כל סחורה וחשוב שלכל מוצר במערך יהיה את המקום הייחודי לו.

• כמה שפחות תזוזות

הדרך הקצרה ביותר שהסחורה שלכם צריכה לעבור היא גם האידיאלית ביותר – בת קבלתה ובעת הוצאתה החוצה. כל שינוע מעבר לכך עשוי לגרור אחריו הוצאות נוספות לעסק ולשים את המוצרים בסיכון להרס, לכן מומלץ לערוך מינימום של שינויים במחסן, אלא אם כן הדבר דרוש לייעול העבודה, כמובן.

• עדכון עובדי המחסן

העובדים במחסן חייבים לדעת בדיוק היכן ממוקם כל פריט בו. אם תעקבו אחר הטיפים שהצענו כאן, אחד מהם היה חלוקה מסודרת לפי סוג הסחורה ובדיוק המירבי. העובדים חייבים לדעת זאת, על מנת שידעו בדיוק מה נדרש מהם מתוקף תפקידם, לא יזמינו בטעות סחורה נוספת כי יחשבו בטעות שחסרה סחורה וגם מבחינת מעקב שוטף וספירת מלאי – הדבר חשוב מאוד.

• בטיחות

הסחורה עשויה להיות כבדה, חלקה עשויה להכיל חומרים מסוכנים ומכונות השינוע הכבדות אמנם מסייעות בעבודה השוטפת, אך הן גם עלולות לסכן חיים. מסיבה זו חייבים להתבצע נהלי בטיחות ברורים מאוד במחסן – הן מבחינת הביגוד המתאים המגן על העובד מפני פגיעה אפשרית, הן מבחינת נעילת נעליים מתאימות וחזקות ובמקרה הצורך, גם חבישת קסדה שעשויה להציל חיים. מומלץ ללבוש בגדים בהירים ולא כהים, שיאפשרו לראות את העובד מכל מקום.

לסיכום

כדי לדעת כיצד לנהל מחסן באופן מיטבי, יש צורך בידע מקצועי, היכרות עם עולם הלוגיסטיקה והבנה מעמיקה בדבר הדרך הטובה ביותר לנהל את המחסן של העסק הספציפי. לצד זאת, כל מנהל מחסן חייב לדעת להתמודד עם שינויים בתחום הלוגיסטי ולהיות ער לחידושים בתחום – אמצעי שינוע טובים יותר, אמצעים טכנולוגיים המסייעים לניהול מחסן תקין ועוד. אך למרות שלכל עסק יש את ההיבטים הייחודיים לו, לכל חברה יש את המוצרים הספציפיים שהיא מציעה ולכן ההתנהלות עשויה להיות שונה –ככלל, הטיפים שהעלינו כאן נכונים לכל מחסן, מכל סוג שהוא. אם אתם מעוניינים להסיר מעליכם את האחריות לניהול המחסן – נשמח להציע לכם שירות אאוטסורסינג מתקדם של ניהול מחסן באמצעות מיקור חוץ מקצועי.