כולם חושבים שאחת הפעולות של קנייה לארגון או עסק תחשב לפעולה קלה ולא מסובכת, הרי כל מה שצריך זה להרים טלפון לאחד הספקים ופשוט להזמין כל מה שדרוש- אבל רכש זה הרבה מעבר לכך, מדובר בתהליך מהותי שמשפיע על כל הליבה של הארגון או העסק.
יחידת רכש שקיימת בארגונים או בבתי עסק שונים תיתפס בצורה שונה ותהייה כפופה ליועץ הרכש או למנהל הרכש. לעיתים ארגון ייבחר יועץ רכש כדי לקבל שירות זמני, מדויק ובעיקר איכותי. חלק מתפקידי הרכש יהיה משא ומתן מול כל ספק ומול כל העלויות והקניות של הארגון. היועץ צריך לדעת היכן יש לחסוך בעלויות והיכן חשוב להוציא את העלות המרבית על מנת שהארגון או העסק ישגשג ויהיה ביתרון תחרותי.
תהליכי רכש בארגון
מחלקת הרכש תקיים יחסי גומלין עם כל יחידה אחרת בעסק, תעניק שירות לכל מחלקה ותדווח על הוצאות ועלויות. מחלקת הרכש מתבקשת מעצם תפקידה לדעת כיצד להיטמע בארגון עצמו על מנת להצליח לזהות לעומק את הדינמיקה המורכבת בכל ארגון, כדי שיהיה ניתן לקיים את כל האינטראקציות עם יתר היחידות על הצד הטוב ביותר. הרכש ידע למנוע רכישות מיותרות ולתת דגש לרכישות הכרחיות שתורמות לעסק, כך למעשה יחסוך הוצאות ועלויות רבות וזה בפועל עיקר תפקידו.
יועץ רכש מחברות השמה
יש מקומות רבים שיעדיפו להעסיק יועץ רכש דרך מיקור חוץ משאבי אנוש שמעניקים לחברות שונות ייעוץ בתחום. הם מגיעים לארגון או לעסק, לומדים אותו ומפנימים את כל היחסים בין כל יחידה או אגף, ואח"כ מגדירים תכנית עבודה שמפרטת מה יש לעשות לצורך כל תהליך רכש נכון ואיכותי. במידה וקיימת בחברה מחלקת רכש, לעיתים יועץ רכש ממיקור חוץ יעניק תכנית שיפור ויספק טיפים ועצות שישדרגו את המחלקה. יועץ רכש הוא גוף שירותי חיצוני שמספק שיורתי פנים לכל מחלקה בארגון, חברה או העסק. חשוב לזכור שכל מחלקה ברכש תספק את התוכן המקצועי, את הדרישות של החברה והצרכים שלה ואילו יועץ הרכש יעסוק במתן פתרונות במסגרת כל אותם צרכים ודרישות. נקודה זו חייבת להיות מהודקת כדי למנוע בלגן ביורוקראטי ואי סדר בין הרכש לכל מחלקה אחרת.
ניהול רכש
כל מנהל רכש או יועץ רכש חיצוני צריך להיות איש שמעניק שירות איכותי ביותר. הוא האדם שיידע לזהות בין העיקר לטפל ולדעת היכן יש להשקיע ברכישות קטנות על מנת שזה לא יפגע ברכישה גדולה, וכך למנוע הפסד כספי גדול.
ברכש יש צורך ביכולות טכנולוגיות גבוהות, בשל השימוש הגדול שקיים היום בטכנולוגיה. בנוסף, יש להבין במתודולוגיות, להכיר כיצד תהליכים מתפתחים וכו'.
